| Kaffeebesteller_innen |
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Wenn Kunden einen der Premium-Kaffees bestellen, landen die hier eingegebenen Daten direkt in unserer Buchhaltung bei Collmex. Aus der bekommen wir dann die Bestätigungsmail zur Bestellung an Kunden in Kopie. Daraufhin loggen wir uns in Collmex ein und erstellen ein PDF der Rechnung, das per Mail an den Röster Quijote Kaffee geht. Der druckt das PDF aus und packt es mit möglichst frischem Kaffee in einen Umschlag zur Versendung. Danach löscht er die Mail samt PDF, dort bleiben keine Daten zurück. Wir drucken ebenfalls ein PDF für die leider nötige Buchhaltung auf Papier und geben das zum Steuerberater. Dann löschen wir die digitalen Daten in der o.g. Buchhaltung, nachdem die Bestellung abgeschlossen ist - also nachdem der Kaufpreis eingegangen ist oder abgebucht wurde. Diese Löschung ist freiwillig, wir finden das aber sinnvoll und löschen mindestens quartalsweise alle abgeschlossenen Bestellungen, damit keine Daten zurückbleiben. Ausnahme: Daten von Kunden, die eine regelmäßige Zusendung der Kaffees im Abo wollen, müssen dazu natürlich gespeichert bleiben. Wenn das Abo endet, werden die Daten ebenfalls beim nächsten Quartals-Durchlauf gelöscht. Alle Papierbelege müssen wir dann zehn Jahre aufbewahren, so verlangt es das Gesetz :-( |